InfoCom: Cara Membuat Absensi Otomatis dengan Excel 2007

Pada postingan ini akan share sedikit tentang cara membuat absensi otomatis dengan MS Excel 2007. Tentunya bagi yg berprofesi guru, membuat absen menjadi sesuatu yang biasa, akan tetapi akan lebih luar biasa jika kita lebih memanfaatkan software2 yang dapat mempermudah pekerjaan kita.

1. Buka MS Excel 2007

2. Setelah itu arahkan kursor ke menu insert lalu pilih word art untuk membuat judul. Tapi itu sih terserah aja.

3. Ganti tulisan Your Text Here menjadi ABSNSI KELAS atau terserah judulnya

4. Pada Sel A7 ketik NOMOR, Sel B7 ketik NAMA, Sel C7 ketik NIS, Sel D7 ketik TANGGAL

5. Pada Cel D8 ketik angka 1 sel E8 angka 2 kemudian blok sel D8 dan E8.

6. Setelah di blok arahkan kursor ke bagian sudut kanan bawah dan tarik hingga mnuju angka 31 (sesuai urutan tanggal kalender).

7. Blok kolom D sampai AH kemudian klik kanan dan atur collum width (lebar) menjadi angka 3.

8. Pada Kolom AI 7 ketik keterangan

9. Ketikan Pada Sel AI 8 ALPA,Sel AJ 8 SAKIT, Sel AK 8 IZIN, Sel AL 8 HADIR

10. Pada kolom NOMOR, block satu baris kebawah kemudian pada menu Home pilih Merger & Center untuk membuat Kolom NOMOR Berada Ditengah Maka Kita Klick Center Dan kemudian Clik Middle Align.

11. Lakukan Merge pada kolom TANGGAL dan KETERANGAN seperti yang biasa dilakukan.

12. Setelah semua kategori selesai dibuat (No, Taggal, Nama, NIS dan lainnya) langkah selanjutnya yang paling penting adalah menggunakan fitur Conditional Formatting di Excel untuk otomatisasi kehadiran. Jadi misalkan jika kita mengisi huruf "a" nanti akan otomatis kolom akan berwarna merah, jika mengisi huruf "i", kolom akan menjadi hijau.

13. Pertama Blok area yang akan diisikan fungis Conditional Formatting, kemudian masuk Home dan Klik Ikon Conditional Formating. Lihat gambar dibawah.

14. Pada tampilan conditional formatting rules manager pilih New rule

15. Pada tampilan New Formating Rule pilih format Only cels that contain pada cels Value pilih specific text Kemudian pada text kosong sebelah kanan ketika huruf a

16. Kemudian klick format kemudian pilih tab fill dan pilih warna menjadi merah kemudian ok

17. Kemudian pilih lagi new rule dan kemudian pilih format Only cells that contain pada cels Value pilih specific text dan isikan i pada text kosong

18. Pilih format kemudian pilih tab Fill Dan pilih warna menjadi hijau kemudian oke

19. Kemudian pilih lagi new rule dan kemudian pilih format Only cels that contain pada cels Value pilih specific text dan isikan s pada text kosong kemudian pilih format dan pilih tab fill pilih warna biru kemudian ok.

20. Kemudian pilih lagi new rule dan kemudian pilih format Only cels that contain pada cels Value pilih specific textdan isikan h pada text kosong kemudian pilih format dan pilih tab fill pilih warna kuning kemudian ok.

21. Kemudian pilih oke untuk membuktikan apakah proses yang kita buat sudah benar kita masukan huruf a pada kolom tempat kita akan mengisikan absen maka secara otomatis akan berubah warna menjadi merah begitu juga dengan I akan berubah menjadi hijau, s akan berubah warna menjadi biru , h akan berubah warna menjadi kuning.

22. Inilah tampilan fungsi Conditional Formating, jika anda mengikuti urutan di atas. Silhakan cek dulu isikan huruf a, i, s atau h di kolom tanggal. Jika berubah warna, berarti anda berhasil. Jika masih belum, coba lagi.

23. Setelah langkah diatas, tahapan terakhir yaitu membuat perhitungan kehadiran otomatis dengan rumus COUNTIF

Klick Pada sel AI 9 atau kolom ALPA kemudian Ketik

Rumus =COUNTIF(D9:AH9;"a")

Maka secara otomatis akan menghitung jumlah ALPA

Klick Pada sel AJ 9 atau kolom SAKIT kemudian Ketik

Rumus =COUNTIF(D9:AH9;"s") lalu enter

Klick Pada sel AK 9 atau kolom IZIN kemudian Ketik

Rumus =COUNTIF(D9:AH9;"i") lalu enter

Klick Pada sel AL 9 atau kolom HADIR kemudian Ketik

Rumus =COUNTIF(D9:AH9;"h") lalu enter

Pada Kolom TOTAL, Masukkan Rumus SUM Pada Kolom Alpa, Sakit, Izin, Hadir

Klick pada sel AI 9 kemudian pada sudut kanan bawah Klik dan Tahan Terus geser sampai kebawah atau nomor terakhir lalu lepas maka akan secara otomatis kolom-kolom dibawah akan terisi rumus.